Как составить бюджет конференции?
Продолжаем цикл статей о том, как успешно провести деловое мероприятие.
Сегодня говорим о бюджете.
В реальности ситуации бывают разные, но в любом случае, факт наличия предварительного бюджета определяет все дальнейшие действия. Поэтому — бюджету быть! В процессе подготовки конференции бюджет всё равно будет пересматриваться, сокращаться или увеличиваться. Как правило, наша компания готовит сначала предварительную смету, согласовывает ее с организатором конференции — нашим клиентом. Затем работаем исходя из имеющихся данных. По окончании конференции составляется итоговый финансовый отчет и формируется фактическая смета.
С какой сложностью сталкиваются наши клиенты на начальном этапе, еще когда есть только лишь понимание того, что конференция должна состояться? Сложность эта — предварительный бюджет конференции. Ведь важно понять, сколько денег потребуется на проведение конференции. Исходя из этих цифр уже можно будет рассчитывать регистрационный взнос, планировать гранты, привлекать спонсоров.
-
Первый шаг при составлении бюджета — попытка понять — сколько примерно денег может потребоваться на проведение конференции.
-
Следующий шаг — составление детальной сметы.
На этом этапе Вам важно учесть как можно больше деталей, непредвиденных расходов, вспомнить все мелочи — начиная с крупных расходов на аренду залов и заканчивая скотчем, бумагой и чернилами для принтера на стойке регистрации. Для того, чтоб Вам было легче сориентироваться в огромном количестве статей расходов, мы составили для Вас шаблон предварительной сметы.
shablon_predvaritelnoy_smety_konferencii
Разумеется, шаблон — это только основа, некая форма, на базе которой вырастет уникальный документ, который будет отражать жизнь именно Вашей конференции.
Практический совет:
На непредвиденные расходы нужно закладывать 15-25% от общей суммы, получившейся по Вашим предварительным подсчетам. Непредвиденные расходы нужно учитывать обязательно! Не надейтесь на свою память и стабильность условий, в которых мы живем и работаем.