Close

Успешно провести деловое мероприятие, как?

Уважаемые коллеги, мы открываем серию статей, посвященных успешному проведению деловых мероприятий

В начале поговорим о том, как выбрать надежную компанию для организации международной конференции. Для этого необходимо ответить на несколько вопросов.

Какую компанию можно назвать профессиональным организатором мероприятий? Профессиональным организатором конференций (Professional Conference Organizer, англ.,сокр. РСО) является компания, специализирующаяся в организации конгрессов, конференций и деловых мероприятий. Подобные компании выступают в качестве консультантов по отношению к оргкомитету и претворяют его решения в жизнь, пользуясь накопленным опытом и знаниями в сфере организации мероприятий. Некоторые другие компании также могут предоставлять услуги по организации конференций, например, туристические агентства или компании, специализирующиеся на связях с общественностью. Как правило, подобные компании оказывают услуги в каком-то узком сегменте, к примеру, только в организации выездных мероприятий. Их ключевой профиль подразумевает иную деятельность, и этим они отличаются от компаний, которые занимаются организацией конференций на профессиональном уровне.

Нужен ли Вам профессиональный организатор конференций? Если во время организации конференции или конгресса Вы столкнулись с пониманием того, что не обладаете необходимыми знаниями, ресурсами, количеством времени или техническими базами, то профессиональный конгресс-организатор сделает это за Вас. РСО выступит также в качестве связующего звена между различными комитетами и поставщиками услуг. В то время как PCO выполняет функции менеджера проектов и обеспечивает бесперебойную организацию конференции, комитет или сообщество сохраняет контроль за мероприятием и определяет курс в соответствии со своими пожеланиями. Для успешного проведения мероприятия PCO «Мономакс» всегда готов проконсультировать Вас по всем аспектам конгресс-менеджмента и поддерживать с Вами тесную связь.

Когда Вам нужен PCO ? PCO может быть вовлечен в работу на разных стадиях процесса планирования. Однако мы настоятельно рекомендуем Вам начать работу с PCO как можно раньше, т.к. многолетний опыт и компетенция таких компаний позволят Вам избежать ненужных затрат и обойти подводные камни, которые нередко встречаются на ранних стадиях конгресс-планирования. На ранних стадиях организации конференции «Мономакс» готов предложить Вам услуги консультационного характера, свой опыт и компетенцию, административную поддержку при оценке возможностей практической реализации проекта или определении места проведения мероприятия, а также при подсчете предварительного бюджета и составления списка надежных поставщиков. Наша компания оказывает помощь при определении временных рамок подготовки мероприятия, представлении конкурсных предложений, а также, в случае необходимости, может являться связующим звеном с Конгресс-бюро того или иного города. Для того, чтобы правильно подобрать PCO, соответствующую именно Вашим требованиям, необходимо заняться поиском информации о компаниях, чьей профессиональной сферой является организация конференций, конгрессов и деловых мероприятий.

Как правило, подобный процесс включает в себя несколько ступеней:

1. Создание тендерного документа

При создании тендерного документа очень важно предоставить компаниям — организаторам конференций как можно больше информации. Общая информация по мероприятию и историческая справка помогут PCO определить требуемый вид услуг. Не менее важно сообщить о специальных услугах, если таковые имеются, чтобы компания смогла точно подсчитать предполагаемые расходы.

Итак, вот перечень той предварительной минимальной информации, которую Вы должны сообщить PCO:

  • Количество дней конгресса

  • Как часто проводится мероприятие

  • Количество делегатов

  • Стоимость регистрационного сбора при проведении предыдущих конгрессов

  • Требования к размещению участников конгресса

  • Размер экспозиции (если требуется)

  • Необходимость создания сборника тезисов и научных докладов

  • Количество параллельных сессий

  • Количество культурно-развлекательных мероприятий

  • Описание предполагаемых событий до и после конгресса

2. Получение предварительной информации от аккредитованных PCOs

3. Создание перечня подходящих PCO

Для того, чтобы определить компанию, которая максимально удовлетворит Вашим требованиям, очень важно установить определенные критерии оценки, например:

  • Общий опыт работы по организации конференций

  • Репутация компании

  • Членство компании в Ассоциации профессиональных конгресс-организаторов

  • Опыт компании на региональном уровне

  • Сколько лет компания находится на рынке услуг

4. Распределение тендерного документа между компаниями — организаторами мероприятий

В данном случае абсолютно нормальной практикой является, когда Вы даете конгресс-организаторам несколько недель для получения необходимой Вам информации и произвести расчеты затрат. Неправильно просить некоторые компании произвести резервирование еще до того, как конгресс-организатор был окончательно выбран.

5. Оценка тендерных документов

6. Проверка рекомендаций потенциального/потенциальных PCO

7. Презентации и интервью

8. Выбор PCO